この記事では、転職先に提出する書類を「前職で受け取るもの」「入社時に記入するもの」「会社によって求められるもの」の3つに分けて一覧にします。紛失したときの再発行先と、提出が間に合わないときの連絡方法も解説します。
転職先に提出する書類の一覧｜入手先と提出する人
内定が出てから入社日までの間に、転職先へ出す書類は意外と多くあります。前職から受け取る書類は退職日を過ぎると請求しにくくなるため、先に全体像をつかんでおくと動きやすくなります。
| 書類 | 入手先 | 提出する人 |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者証 | 前職の退職時に受け取る | 雇用保険に加入していた人 |
| 年金手帳または基礎年金番号通知書 | 本人が保管（前職に預けている場合は退職時に返却） | 全員 |
| 源泉徴収票 | 前職から受け取る | 前職を退職した年のうちに入社する人 |
| 扶養控除等（異動）申告書 | 転職先から用紙を受け取る | 全員（扶養家族がいない人も） |
| 健康保険被扶養者（異動）届 | 転職先から用紙を受け取る | 家族を扶養に入れる人 |
| 給与振込先の届書 | 転職先から用紙を受け取る | 全員 |
| 雇用契約書・入社承諾書 | 転職先から受け取り、署名・捺印 | 全員 |
| 身元保証書・入社誓約書など | 企業独自の用紙 | 求める会社のみ |
会社ごとに必要な書類は異なります。最終的な基準は、内定通知や入社案内に添付された書類リストです。この記事の一覧は、リストを確認するときの照合用として使ってください。
前職の退職時に受け取って転職先に出す書類
退職日までに前職から受け取る書類は、雇用保険被保険者証・年金関係の書類・源泉徴収票の3点です。人事や総務に「源泉徴収票はいつ届きますか」と聞くのは気が引けて、後回しにしがちです。ただ、退職前の在籍中に一言確認しておくほうが、退職後に連絡するより圧倒的に楽です。
雇用保険被保険者証
転職先で再び雇用保険に加入する手続きに使います。厚生労働省のハローワークのQ&Aでも、転職などで雇用保険に再加入する際は転職先に被保険者証を提出するよう案内されています。被保険者番号は転職しても変わりません。
取り違えやすいのが離職票です。離職票は失業手当の手続きに使う書類で、転職先に出すのは離職票ではなく雇用保険被保険者証です。
年金手帳・基礎年金番号通知書
転職先が厚生年金の加入手続きをするために、基礎年金番号を確認します。年金手帳の新規発行は2022年4月に終了し、以後に加入した人には基礎年金番号通知書が交付されています。
- 2022年3月までに交付された年金手帳：引き続き基礎年金番号を示す書類として使えます
- 2022年4月以降に加入した人：基礎年金番号通知書を提出します
- 前職が年金手帳を預かっていた場合：退職時に返却してもらいます
入社書類の案内に「年金手帳」と書かれていても、通知書で足りる場合があります。迷ったら転職先の担当者に確認してください。
源泉徴収票
年の途中で転職した場合、年末調整は転職先で行われるため、前職分の給与と税額がわかる源泉徴収票が必要です。10月入社など年内に前職を退職しているなら、年末調整の前に提出する必要があると考えておくと間違いありません。
逆に、前年中に退職して翌年に入社する場合は、転職先の年末調整に前年分の前職の給与を含めないため、原則として提出は不要です。源泉徴収票は退職後1か月以内を目安に届くのが一般的なので、届かなければ前職に問い合わせます。
入社時に転職先で記入・提出する書類
ここからは、転職先から用紙を受け取って記入する書類です。前職での準備は不要ですが、マイナンバーや通帳など、手元に用意しておくものがあるため、入社日の前に確認しておくとスムーズです。
扶養控除等（異動）申告書とマイナンバー
所得税の源泉徴収額を計算するための書類で、扶養家族がいない人も提出します。マイナンバーの記載が必要なため、番号がわかるカードや通知書を手元に用意します。
健康保険被扶養者（異動）届
配偶者や子などを健康保険の扶養に入れる場合に提出します。扶養に入れる家族がいなければ不要です。対象になる家族がいるかどうかは、転職先の健康保険のルールに従うため、入社前に担当者へ確認するのが確実です。
給与振込先の届書
給与の振込口座を届け出る書類です。企業独自の用紙に記入し、通帳のコピーを求められることもあります。口座番号を控えるだけでなく、通帳そのものも用意しておきます。
雇用契約書・入社承諾書
労働条件の最終確認にあたる書類です。署名・捺印の前に、給与・勤務地・勤務時間・試用期間が内定時に聞いた内容と一致しているかを確認してください。違和感があれば、捺印の前に質問します。捺印後は内容に同意したことになるためです。
会社によって求められる書類
次の書類は、すべての会社で求められるわけではありません。職種や社内ルールで必要になるものです。
| 書類 | 内容・注意点 |
|---|---|
| 身元保証書 | 身元保証人が企業独自の用紙に署名・捺印。保証人の条件が決まっている場合がある |
| 入社誓約書 | 企業独自の用紙に署名・捺印。入社承諾書と兼用の場合もある |
| 健康診断書 | 会社の定期検診に準じたものが主流。受診場所の指定がある場合もある |
| 住民票記載事項証明書 | 現住所の確認用。住民票そのものの提出は減少傾向 |
| 卒業証明書 | 中途採用では通常不要。第二新卒などで求められることがある |
| 免許・資格の証明書 | 職種により必要。ドライバーの無事故証明書、医療職の資格証など |
特に身元保証書は、保証人に依頼して署名・捺印をもらう時間が必要です。提出期限から逆算して、1〜2週間前には保証人に声をかけておくと余裕を持てます。
書類を紛失・受け取り忘れたときの対処法
紛失や受け取り忘れに気づいたときは、書類ごとの窓口に連絡します。多くは再発行で解決できます。
| 書類 | 最初の連絡先 | 補足 |
|---|---|---|
| 雇用保険被保険者証 | 前職の会社、またはハローワーク | ハローワークの「雇用保険被保険者証再交付申請書」で再交付を受けられる |
| 年金手帳 | 年金事務所 | マイナンバーを提供することで手帳の提出が不要になる場合もある |
| 源泉徴収票 | 前職の会社 | 応じてもらえない場合は税務署に相談する |
| 離職票 | 前職の会社 | 転職先には通常不要。失業手当を受け取る予定がある場合に必要 |
源泉徴収票が手に入らないまま年末を迎えると、転職先で年末調整ができず、本人が確定申告をする流れになる場合があります。年内に入社した人は、早めに前職へ再発行を依頼してください。
提出が間に合わないときの連絡のしかた
保証人の都合や前職の発行遅れで、期限に間に合わないこともあります。このとき一番避けたいのは、連絡をしないまま期限を過ぎることです。
- 間に合わないとわかった時点で、すぐ担当者に連絡する
- 遅れる書類名と、いつまでに出せるかを日付で伝える
- 理由は1文にとどめ、言い訳に聞こえる説明は付け加えない
書き方の具体例は、提出が遅れるお詫びメールの例文も参考になります。
まとめ
転職先に提出する書類のまとめ
- 前職から受け取るのは、雇用保険被保険者証・年金手帳（または基礎年金番号通知書）・源泉徴収票の3点
- 入社時は扶養控除等申告書・給与振込先の届書・雇用契約書などを転職先の用紙で記入する
- 身元保証書や健康診断書は会社によって異なるため、入社案内の書類リストで確認する
- 紛失は書類ごとに窓口が違う。遅れそうなときは、提出予定日を添えて早めに連絡する
前職の退職日までに3点の書類を受け取れているかが、最初の確認ポイントです。
転職先に提出する書類に関するよくある質問
離職票は転職先に提出しますか？
年明けに入社する場合も源泉徴収票は必要ですか？
年金手帳をなくしました。どうすればよいですか？
入社書類の提出が間に合わないときはどうすればよいですか？
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