この記事では、転職先に提出する書類を「前職で受け取るもの」「転職先から渡されるもの」「会社によって求められるもの」の3つに分けて整理します。入手先、提出の目安、紛失したときの再発行先までまとめました。
転職先に提出する書類の一覧｜入社までに揃えるものを確認
内定が出ると、入社日までに転職先から「提出書類のご案内」が届きます。内容は会社ごとに異なりますが、求められる書類の大半は次の表に収まります。
| 書類名 | 入手先 | 提出が必要な人 |
|---|---|---|
| 源泉徴収票 | 前職 | 入社した年に前職で給与を受け取った人 |
| 雇用保険被保険者証 | 前職（退職時に受け取る） | 雇用保険に加入していた人 |
| 基礎年金番号通知書または年金手帳 | 手元で保管 | 原則全員（会社の案内に従う） |
| マイナンバーの確認書類 | 手元で保管 | 全員 |
| 扶養控除等（異動）申告書 | 転職先 | 全員 |
| 健康保険被扶養者（異動）届 | 転職先 | 扶養に入れる家族がいる人 |
| 給与振込先の届出書 | 転職先 | 全員 |
| 身元保証書・入社誓約書 | 転職先 | 会社が求める場合 |
| 健康診断書・住民票記載事項証明書 | 医療機関・市区町村 | 会社が求める場合 |
| 卒業証明書・資格の証明書 | 出身校・手元で保管 | 会社が求める場合 |
- 転職先が用紙を用意してくれる書類は、案内に沿って記入すれば済みます
- 自分で動かないと手に入らないのは、前職の3点（源泉徴収票・雇用保険被保険者証・基礎年金番号通知書）です
- 会社ごとに必要な書類は異なるため、最終的には転職先からの案内を優先します
応募時に提出する履歴書の書き方は、在職中の転職で使う履歴書の書き方で解説しています。
前職で受け取る3つの書類｜退職後は連絡しづらくなる
前職の書類は、退職日にすべて手渡されるとは限りません。とくに源泉徴収票は退職後に郵送されることが多く、「辞めた会社に連絡するのは気まずい」と後回しにして、入社日が近づいてから慌てるケースがあります。
退職の手続きが進んでいる間に、3点の受け取り方を前職の人事・総務に確認しておくと、入社後の手続きが止まりません。
源泉徴収票｜年末調整に使う書類
年の途中で転職すると、転職先が前職分と合わせて1年分の所得税を計算します。前職の源泉徴収票を出せないと年末調整ができず、自分で確定申告をして精算することになります（国税庁の案内による）。
- 退職した会社は、退職の日から1か月以内に源泉徴収票を交付する義務があります（所得税法第226条）
- 届かないときは、前職の人事・経理に電話かメールで発送を依頼します
- 依頼しても応じてもらえない場合は、税務署に「源泉徴収票不交付の届出書」を提出する方法があります
雇用保険被保険者証｜加入履歴を引き継ぐ書類
雇用保険に加入していたことを示す書類で、転職先が手続きに使います。退職時に受け取っていなければ、前職に依頼してください。紛失した場合はハローワークで再交付を申請できます。
- 窓口での申請は、本人確認書類を持参すれば原則その日のうちに発行されます
- 郵送で申請する場合は、返信用封筒を同封し、2週間ほどかかるとされています
- 受付時間や必要書類はハローワークごとに異なるため、事前に確認します
基礎年金番号通知書（年金手帳）｜基礎年金番号を確認する書類
年金手帳は2022年3月31日で廃止され、同年4月以降は「基礎年金番号通知書」が発行されています。すでに年金手帳を持っている人は、そのまま基礎年金番号を確認する書類として使えます。
紛失した場合は、年金手帳でも基礎年金番号通知書でも、再交付されるのは基礎年金番号通知書です。日本年金機構へ電子申請・郵送・窓口のいずれかで申請します。
転職先から渡される3つの書類｜用紙を受け取って記入する
入社手続きの案内とあわせて、転職先から用紙が渡されます。内容を確認しながら記入すれば、難しい書類ではありません。
- 扶養控除等（異動）申告書：毎月の給与から引かれる所得税の計算に使います。扶養家族がいない場合も、提出を求められるのが一般的です
- 健康保険被扶養者（異動）届：配偶者や子などを健康保険の扶養に入れる場合に出します。続柄や収入を確認する書類を求められることがあります
- 給与振込先の届出書：給与を受け取る口座を届け出ます。通帳の表紙裏のコピーを求める会社もあります
扶養控除等申告書にはマイナンバーの記載が必要です。ただし、会社が一定の帳簿を備えている場合などは記載が不要になることがあるため、記入前に人事へ確認すると二度手間を防げます。
会社によって求められる書類｜身元保証書は事前確認が必要
必須ではないものの、会社の方針で求められる書類があります。案内に記載があるものだけ準備すれば足ります。
- 身元保証書・入社誓約書：会社独自の用紙に署名・捺印して提出します
- 健康診断書：会社が指定する医療機関で受ける場合と、自分で受診して提出する場合があります
- 住民票記載事項証明書：現住所の確認に使います。市区町村の窓口で発行されます
- 卒業証明書：中途採用では通常求められませんが、第二新卒などで必要になることがあります
- 免許・資格の証明書：職種によっては、コピーや取得証明書の提出を求められます
身元保証書は「頼める人がいるか」を先に考える
身元保証書は、保証人に署名と捺印をもらう必要があるため、準備に時間がかかる書類です。保証人は親族に依頼するのが一般的で、遠方に住んでいる場合は郵送のやり取りも発生します。
制度面では、身元保証の期間を定めない場合は3年、定める場合でも最長5年と身元保証法で決まっています。2020年4月施行の改正民法により、極度額（保証の上限額）の定めがない個人の保証契約は無効となるおそれがあります。書式に極度額の記載がなければ、保証人に依頼する前に人事へ確認してください。
頼める人がいない場合も、そのまま放置せず、早めに人事へ相談します。
提出書類の準備と並行して、入社日や退職日の調整、退職の切り出し方で手が止まっているなら、転職エージェントに相談できます。条件面の確認や日程調整を、担当者を介して進められます。
書類が間に合わない・紛失したときの対処法
期限に間に合わない、手元に見当たらないという場合は、気づいた時点で転職先へ連絡するのが最優先です。連絡が遅れるほど、給与や社会保険の手続きが後ろにずれ込みます。
| 書類 | 再発行・入手の窓口 | 補足 |
|---|---|---|
| 源泉徴収票 | 前職（届かなければ税務署） | 退職から1か月以内が交付期限 |
| 雇用保険被保険者証 | ハローワーク | 窓口は原則即日、郵送は2週間ほど |
| 基礎年金番号通知書 | 日本年金機構（電子申請・郵送・窓口） | 紛失時は通知書が再交付される |
| 卒業証明書 | 出身校 | 発行に日数がかかるため早めに依頼 |
| 健康診断書 | 医療機関 | 結果が出るまでの日数を確認 |
転職先には「何が」「いつまでに」用意できるかを具体的な日付で伝えます。たとえば「雇用保険被保険者証はハローワークで再交付を申請中で、○月○日までに提出できます」と添えれば、人事も手続きの段取りを組み直せます。
提出方法とマナー｜期限と形式を人事に確認する
- 手渡し：入社初日にまとめて渡す形式です。クリアファイルに入れ、折れや汚れを防ぎます
- 郵送：書類の内容を示した添え状を同封し、簡易書留など追跡できる方法を選ぶと安心です
- メール：スキャンやPDFでの提出を認める会社もあります。原本が必要かどうかも確認します
原本の提出か、コピーでよいかは会社の指定に従います。免許や資格の証明書は、コピーを提出して原本は手元に残すケースが多めです。
書類の準備を進めながら、次の職場で長く働けるか不安が残っているなら、入社前に条件や働き方を専門家と整理できます。
まとめ
転職先に提出する書類のまとめ
- 提出書類は「前職で受け取る」「転職先から渡される」「会社により求められる」の3種類
- 自分で動く必要があるのは、源泉徴収票・雇用保険被保険者証・基礎年金番号通知書の3点
- 源泉徴収票は退職から1か月以内に交付される。届かなければ前職に依頼し、応じなければ税務署へ
- 年金手帳は廃止済み。紛失時は基礎年金番号通知書が再交付される
- 間に合わないときは、用意できる日付を添えて早めに転職先へ連絡する
書類は入社後の給与や社会保険の手続きに直結します。案内が届いた日に、必要なものと入手先を書き出しておくと迷いません。
転職先に提出する書類に関するよくある質問
転職先に提出する書類はいつまでに出せばよいですか？
前職から源泉徴収票が届かないときはどうすればよいですか？
年金手帳をなくしてしまいました。どうすればよいですか？
雇用保険被保険者証を前職から受け取っていない場合はどうすればよいですか？
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