転職書類の一覧｜応募・内定・退職の時期別チェックリスト

この記事では、転職で必要な書類を応募時・内定〜入社時・退職時の3つの時期に分けて一覧にまとめます。各書類の入手先と使い道、会社から受け取れなかったときの対処法まで確認できます。

転職で必要な書類は3つの時期に分かれます

転職の書類は、応募する段階で自分が作るもの、内定後に転職先へ出すもの、退職時に今の会社とやり取りするものの3種類です。このうち後ろの2つは今の会社が発行・保管している書類が中心になります。

退職後は、元の職場に書類の件で連絡を入れにくいと感じる方が少なくありません。そのため、どの書類を退職日に受け取れて、どれが後日郵送になるのかを、退職前に把握しておくことが後の手間を減らします。

【応募時】転職で提出する書類と見落としやすい指定

応募時に求められる書類の中心は、履歴書と職務経歴書の2点です。履歴書は氏名や学歴・職歴といった基本情報を伝える書類で、職務経歴書はこれまでの経験・スキル・実績を具体的に示す書類です。

履歴書はパソコンで作成するのが一般的ですが、応募先が手書きを指定している場合もあります。求人票や応募案内に書かれた形式・提出方法の指定は、書類を作り始める前に確認してください。

求人票に「職務経歴書は不要」とある場合の判断は、職務経歴書はいらない？出さない判断基準で整理しています。郵送で応募する場合は、履歴書・職務経歴書の封筒への入れ方も確認しておくと安心です。

【内定〜入社時】転職先に提出する書類一覧

内定後は、転職先の人事から提出書類の案内が届きます。ここで必要になる書類の多くは、前の会社を退職するときに受け取るものです。

上の5点に加えて、企業によっては次の書類を求められます。提出の要否は転職先の案内に従ってください。

年金手帳は基礎年金番号通知書に切り替わっています

2022年4月以降、年金手帳は新規に発行されなくなり、代わりに基礎年金番号通知書が交付されています。すでに年金手帳を持っている方は、そのまま使えます。提出は原本ではなく、基礎年金番号が書かれたページのコピーで足りることが多いため、提出方法は転職先の指示を確認してください。

マイナンバーがわかる書類も用意しておきます

雇用保険や社会保険の手続きでは、マイナンバーが必要になります。入社の案内が届く前に、番号がわかる書類の場所を確認しておくと、提出を求められた際に慌てずに済みます。

ここまで読んで、書類の準備と並行して次の職場選びも進めたいと感じているなら、転職のプロに相談する方法があります。応募書類の内容や、退職までの進め方も含めて整理できるため、一人で抱え込まずに進められます。

【退職時】会社に出す・返す・受け取る書類

退職時の書類は、会社へ「提出するもの」「返却するもの」「受け取るもの」の3つに分けると整理しやすくなります。受け取る書類は、退職日に手渡されるものと後日郵送されるものが混在します。

離職票は、失業手当の申請でハローワークに提出する書類です。退職後すぐに次の職場へ入社する場合は使う場面がほとんどありませんが、入社までに期間が空く場合や、転職先が決まる前に退職する場合は必要になります。

会社からもらえない・届かない転職書類の対処法

退職後に書類が届かないまま入社日が近づくというのが、転職書類で最もよくある行き違いです。書類ごとの交付時期の目安と、届かないときの動き方は次のとおりです。

書類によっては、会社が発行するかどうかが退職者からの依頼に左右されます。退職の連絡を入れる段階で、離職票が必要かどうかと、書類の送付先の住所を人事に伝えておくと、退職後に連絡を取り直す場面をほぼなくせます。

転職書類を準備するスケジュール｜在職中に済ませること

書類の準備は、時期ごとにやることが決まっています。順番に確認すれば、抜け漏れを防げます。

1. 応募前：履歴書と職務経歴書を作成する。職務経歴書は、在職中のうちに業務内容と実績を整理しておくと作りやすくなります
2. 内定後：入社日と、転職先から案内される提出書類・期日を確認する
3. 退職を伝えるとき：離職票の要否と、退職後の書類の送付先を人事に伝える
4. 退職日：貸与品と健康保険証を返却し、雇用保険被保険者証と基礎年金番号通知書を受け取る
5. 入社前：受け取った書類と、転職先から求められた書類を提出する
6. 退職後1〜2か月：源泉徴収票や離職票など、郵送の書類が届いているか確認する

特に3番目の「退職を伝えるとき」が、後の手間を左右します。退職後は元の職場へ連絡しづらいからこそ、在職中に伝えられることはまとめて伝えておくのが安全です。

書類選考の通過に不安がある場合や、退職までの進め方を相談しながら決めたい場合は、転職エージェントを使うと一人で判断せずに済みます。

まとめ

まずは、手元にある書類と、退職時に会社から受け取る書類を書き出してみてください。不足が見えた時点で動けば、入社日に間に合います。

転職の書類に関するよくある質問

この記事を書いた人

髙橋 承輝（たかはし しょうき）

株式会社レクリー／建設・施工管理領域 転職メディア編集責任者

厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-312147）において、建設業界・施工管理職の転職支援およびキャリア相談に従事。ゼネコン・サブコン・デベロッパーの採用要件と施工管理技士の市場価値に関する知見をもとに、本記事の企画・調査・数値検証を担当。