退職する時の挨拶｜社内・社外別の例文と最終日までの流れ

この記事では、退職する時の挨拶を「誰に・いつ・どの順番で・何を話すか」に分けて整理します。社内スピーチ、社内外のメール、取引先への挨拶の例文に加え、退職理由を聞かれたときの返し方や、関係がこじれている場合の最低限の挨拶もまとめました。

退職する時の挨拶は誰に・いつ・どの順番でするか

挨拶の文面より先に決めておきたいのは、順番とタイミングです。退職の意思は、まず直属の上司に伝えるのが一般的です。上司と退職日が固まる前に同僚や取引先へ話すと、人づてに上司の耳に入り、話がこじれる原因になります。

社内メールは感謝を伝える最後の挨拶になるため、最終出勤日の送信が基本です。一方、取引先には退職日当日では遅い点に注意が必要です。後任への引き継ぎや、後任との顔合わせの時間が必要になるためです。

「誰にどこまで伝えてよいか」は、上司に確認すると安全です。退職日の公表時期を会社が決めている場合もあるので、伝える範囲と時期は上司とすり合わせてから動きましょう。

退職の挨拶の基本構成｜4つの要素と入れない方がよい内容

スピーチでもメールでも、骨格は共通です。次の4つを順に入れれば、短くても失礼のない挨拶になります。

1. お礼：在籍中にお世話になったことへの感謝（最初に置く）
2. 退職日：「本日をもって」「○月○日付で」など、日付をはっきり伝える
3. 仕事の思い出：具体的な場面を1つだけ。長い武勇伝は不要
4. 結び：職場の発展や、相手の健康・活躍を願う言葉

退職理由や転職先は、必ず入れる項目ではありません。理由を添える場合も「一身上の都合により」とするのが無難で、転職先の社名は伝えないのが一般的です。不満や愚痴は、事実であっても挨拶には入れないのが鉄則です。

退職理由を聞かれたときの返し方

挨拶そのものより、その後の雑談で聞かれる「なんで辞めるの？」に詰まる人は少なくありません。本音を話して空気が重くなるのが怖い、嘘をつくのも気が引ける、という板挟みになりやすい場面です。

対処の軸は、「事実は曲げず、言う範囲を絞る」ことです。

細かく説明しなくても、感謝と引き継ぎへの姿勢が伝わっていれば、相手は理由を深追いしません。

【例文】社内向けの退職挨拶｜スピーチ・メール・個別の一言

朝礼・最終日に話すスピーチの例文

スピーチは長くても3分程度が目安です。部署をまたぐ場では、一部の人にしか通じない内輪の話題は避けましょう。

本日をもちまして、退職いたします。

入社以来、○年間、皆様に支えていただきました。右も左もわからなかった私に、○○課長をはじめ、多くの方が根気強く教えてくださったことを今でも覚えています。

特に、初めて担当した○○のプロジェクトで、深夜まで一緒に対応してくださった経験は、私の財産です。

今後は新しい環境で挑戦しますが、ここで学んだことを大切にしていきます。皆様の一層のご活躍と、会社の発展をお祈りしています。短い間ではありましたが、本当にありがとうございました。

時間がない場面やオンライン会議の最後には、30秒ほどの短縮版が使えます。

本日で退職いたします。○年間、本当にお世話になりました。皆様から学んだことを、これからの仕事に活かしていきます。皆様のご健康とご活躍をお祈りしています。ありがとうございました。

社内全体へ送るメールの例文

社内への一斉メールは、件名を見ただけで内容がわかるようにします。

件名：退職のご挨拶（営業部 ○○）

関係者各位

お疲れさまです。営業部の○○です。

私事で恐縮ですが、本日をもちまして退職いたします。在職中は、部署の内外を問わず多くの方にご指導・ご協力をいただきました。心より感謝しています。

皆様のご健康と、会社のますますのご発展をお祈りしています。

今後のご連絡先は控えさせていただきます。本当にありがとうございました。

営業部　○○　○○

お世話になった人への個別メッセージ

一斉メールとは別に、上司や指導してくれた先輩には、個別にひと言添えると印象が変わります。同じ文面を使い回さず、「あのとき教えていただいた○○のおかげで、いまの自分があります」のように、相手との具体的な場面を1つ入れるのがコツです。

退職後に連絡を取り合いたい相手には、私用の連絡先を口頭で直接伝えます。メールの本文に書くと、全員に公開されます。

取引先・社外への退職挨拶｜メール例文と後任の紹介

取引先への挨拶で最優先なのは、「担当者が変わっても業務が止まらない」と伝えることです。感謝よりも先に、相手が不安を感じる点を解消する構成にします。

対面・電話で伝えるときの注意

重要な取引先には、後任を連れて訪問し、顔合わせを兼ねて挨拶するのが丁寧です。訪問できない場合は電話で一報を入れ、そのうえでメールを送ります。上司の同行や、訪問日程の相談が必要な場合もあるため、社内で段取りを決めてから動いてください。

取引先に送るメールの例文

件名：退職のご挨拶（株式会社○○ ○○）

株式会社△△　○○部　△△様

いつもお世話になっております。株式会社○○の○○です。

突然のご連絡で恐縮ですが、私事により○月○日をもって退職することになりました。在職中は格別のご厚情を賜り、心より御礼申し上げます。

後任は同じ部署の□□が務めます。引き継ぎは完了しており、今後も変わらず対応させていただきます。

なお、□□より改めてご挨拶のご連絡を差し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

株式会社○○　営業部　○○　○○

社外向けのメールには、退職後の連絡先や転職先を書かないのが一般的です。取引先の情報を持ち出す疑いを避ける意味もあります。

退職の挨拶がしづらいときの対処｜関係が悪い・時間がない・リモート勤務

理想的な挨拶の例文はどれも「円満退職」が前提です。ただ、実際には上司と折り合いが悪かったり、リモート勤務で顔を合わせる機会がなかったりと、教科書どおりにいかない人も多くいます。そうした場合も、ひと言の感謝と退職日、引き継ぎの報告があれば挨拶として成立します。

関係が悪いまま辞める場合でも、挨拶を省くのはおすすめしません。同じ業界で働き続けるなら、数年後に取引先や同業者として再会することは珍しくないためです。短くても丁寧な挨拶が、あとあとの印象を左右します。

退職の挨拶でありがちな失敗とマナー

最後の項目は見落とされやすいところです。挨拶メールには「お世話になりました」「今後のご活躍を」といった返信が届くことがあります。短くても一言お礼を返すと、最後まで丁寧な人という印象が残ります。

菓子折りなどの手土産は、職場によって習慣が異なります。配る習慣があるか、先輩や同僚に事前に確認すると安心です。

挨拶の後に待つ転職活動｜退職の挨拶とあわせて確認したいこと

退職の挨拶を終えて肩の荷が下りても、次の職場に向けた準備は続きます。すでに転職先が決まっている場合は、入社日までの手続きを確認しておきましょう。

転職活動を在職中に進めている場合は、履歴書の書き方にも注意が必要です。退職日が決まっているかどうかで書き方が変わるため、履歴書の退職予定の書き方を確認しておくと迷いません。

職歴欄の締め方を整理したい場合は、履歴書の「現在に至る」の書き方が参考になります。

退職の挨拶まで進んだものの、次の職場がまだ決まっていない、あるいは「今の会社を辞めて本当によかったのか」と迷いが残っている。そんな状態なら、転職エージェントに一度相談して、次の選択肢を具体的に見てみる方法もあります。

まとめ

退職する時の挨拶のまとめ

完璧な挨拶を目指す必要はありません。感謝と退職日、引き継ぎの3点が伝われば、最後の印象は十分に整います。

退職する時の挨拶に関するよくある質問

この記事を書いた人

髙橋 承輝（たかはし しょうき）

株式会社レクリー／建設・施工管理領域 転職メディア編集責任者

厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-312147）において、建設業界・施工管理職の転職支援およびキャリア相談に従事。ゼネコン・サブコン・デベロッパーの採用要件と施工管理技士の市場価値に関する知見をもとに、本記事の企画・調査・数値検証を担当。