転職時に必要な書類一覧｜退職前・入社時に慌てないチェックリスト

この記事では、転職時に必要な書類を「応募時」「退職時」「入社時」の3場面に分けて一覧で整理します。会社から受け取る書類と提出する書類の区別、退職後の手続き期限、書類が間に合わないときの対処もまとめました。

転職時に必要な書類は「応募・退職・入社」の3場面で考える

転職の書類は、いつ・誰に・何を渡すかで3つに分かれます。応募時は自分で作って応募先に出す書類、退職時は現職に返す書類と現職から受け取る書類、入社時は受け取った書類を転職先に出す書類です。

応募時に必要な書類

転職活動の段階で求められるのは、次の書類です。応募先の指定があればそちらが優先されます。

• 履歴書：氏名・連絡先・学歴・職歴など、経歴の骨格を伝える書類
• 職務経歴書：担当業務や実績の中身を伝える書類。求人によっては不要とされる
• 資格・免許の証明書：応募条件に資格が含まれる求人で、応募時か面接時に求められる
• ポートフォリオ：デザイナーなど制作系の職種で求められる
• 送付状：郵送で応募するときに一番上へ添える

職務経歴書を出すかどうかは、求人票の記載で決まります。「職務経歴書は不要」とある求人の扱いは、職務経歴書を出さなくてよい求人の判断基準で整理しています。

郵送で応募する場合は、書類を重ねる順番や封筒に入れる向きにも決まりがあります。履歴書・職務経歴書の封筒への入れ方を見ておくと、封入直前に迷いません。

退職時に返却する書類・受け取る書類

退職日が決まったら、現職との間でやりとりする書類を洗い出します。返却するものは引き継ぎのついでに済みますが、受け取る書類は自分から確認しない限り、揃わないまま退職日を迎えることがあります。

現職に返却するもの

• 健康保険被保険者証：退職日の翌日から使えなくなる。扶養家族がいる場合は家族分も返却する
• 社員証・名刺
• 通勤定期券：会社が支給していた場合
• 制服・作業着・貸与されたパソコンや携帯電話
• 業務に関する書類・データ・顧客リスト

必ず受け取る3つの書類

転職先への提出や年末調整で使うため、次の3つは退職前に手元へ揃えておきます。

年金手帳は2022年4月に廃止され、新たに加入する人には基礎年金番号通知書が交付されています。すでに持っている年金手帳は、基礎年金番号を証明する書類として引き続き使えます。

源泉徴収票は、最終の給与を支払ったあとに発行されます。退職日に手渡されず、後日郵送になる会社もあるため、いつ届くのかを担当者に聞いておくと安心です。同じ年のうちに転職先で年末調整を受ける場合、前職の分も含めて計算するため、この源泉徴収票を転職先へ出すことになります。

状況に応じて受け取る書類

離職票は、希望の有無を確認されたうえで手続きされる場合があります。「転職先が決まっているから不要」と決めつける前に、入社日までに空白期間ができないかを確かめてください。

入社時に転職先へ提出する書類

内定後、人事から提出書類の案内が届きます。多くの会社で共通して求められるのは次の書類です。

会社によっては、次のような書類も求められます。

• 入社承諾書・入社誓約書
• 身元保証書：保証人が必要な場合のみ
• 住民票記載事項証明書：現住所の確認用
• 健康診断書：指定の医療機関での受診を求められる場合がある
• 資格・免許の証明書、卒業証明書
• 退職証明書：前職の退職を確認したい場合
• 健康保険被扶養者（異動）届：扶養家族がいる場合。家族のマイナンバーも必要

提出期限と必要な書類は企業によって異なります。内定通知書に記載がない書類は、人事担当者へ「いつまでに、どの書類が必要か」をメールで確認しておくと、入社直前に慌てずに済みます。

退職から入社までに空白期間があるときの手続き

退職日の翌日に転職先へ入社する場合、健康保険と厚生年金は転職先が手続きします。入社が1日でも後ろにずれると、その間の保険と年金は自分で切り替える必要があります。

国民健康保険は期限を過ぎても加入できますが、退職日の翌日にさかのぼって保険料を納めることになります。手続きが遅れると、保険証がない期間の医療費を一度全額自己負担する場合もあります。空白期間中に通院の予定があるなら、先に手続きを済ませてください。

任意継続は、20日の期限を1日でも過ぎると受け付けてもらえません。国民健康保険と保険料を比べて選ぶ場合は、期限から逆算して早めに試算します。

住民税の支払い方法は退職時期で変わる

• 1〜5月に退職：残りの住民税を、最後の給与などから一括で徴収するのが原則
• 6〜12月に退職：退職月分までは給与から天引きされ、翌月以降は納付書で自分で納める（普通徴収）
• 転職先が決まっている場合：手続きを経て、転職先の給与天引きに引き継げる

普通徴収の納期は、多くの自治体で6月・8月・10月・翌年1月の末日です。自治体によって扱いが異なるため、退職時の給与明細と、後日届く住民税の通知を見比べて金額に食い違いがないか確かめ、不明点は住所地の市区町村に問い合わせます。

書類が手元にない・間に合わないときの対処

受け取り漏れや紛失に気づいた時点で動けば、多くの書類は再発行できます。

入社日までに提出が間に合わないとわかった時点で、人事担当者へ伝えて提出時期を相談します。社会保険の加入手続きや年末調整に使う書類は、黙って遅らせるより早く伝えたほうが、転職先の手続きに影響が出にくくなります。

退職前に確認しておきたいチェックリスト

現職の担当者に頼めるのは、在職中の最後の数日間までです。退職後は、元の同僚に個別に連絡を取って依頼する形になるため、このチェックリストは最終出社日の前に埋めておくことをおすすめします。

書類の手続きが見えてきても、転職先がまだ決まっていないなら、進め方の相談から始められます。

まとめ

転職時に必要な書類のまとめ

受け取り漏れは、退職日の1週間前の確認で防げます。まずは人事担当者への確認から始めてください。

転職時に必要な書類に関するよくある質問

この記事を書いた人

髙橋 承輝（たかはし しょうき）

株式会社レクリー／建設・施工管理領域 転職メディア編集責任者

厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-312147）において、建設業界・施工管理職の転職支援およびキャリア相談に従事。ゼネコン・サブコン・デベロッパーの採用要件と施工管理技士の市場価値に関する知見をもとに、本記事の企画・調査・数値検証を担当。