転職に必要な書類一覧｜応募・退職・入社で遅れやすい書類も解説

この記事では、転職に必要な書類を応募時・退職時・入社時の3段階に分けて一覧にします。会社から受け取る書類が届く時期と、退職後14日以内などの手続き期限もあわせて整理します。入社日までに慌てないための準備の順番もわかります。

転職に必要な書類は応募時・退職時・入社時の3段階で整理できます

転職で動く書類は、提出先と時期でほぼ3つに分かれます。応募時に自分で作る書類、退職時に会社へ返す書類と会社から受け取る書類、入社時に転職先へ出す書類です。

会社ごとに求める書類は異なるため、最終的には内定後の入社案内で確認するのが確実です。一番つまずきやすいのは、退職後に会社から届く書類です。在職中に動いておかないと、入社日に間に合わない書類が出てきます。

応募時に必要な転職書類｜履歴書と職務経歴書が基本

すべての応募で求められる2点

職務経歴書は履歴書と違って決まった書式がなく、職歴の並べ方も自分で選べます。古い順にするか新しい順にするかで迷う場合は、職務経歴書の順番の選び方を先に確認しておくと、書き始めてから手が止まりません。

求人票に「職務経歴書は不要」と書かれているケースもあります。出すべきか迷うときは、職務経歴書がいらない求人の判断基準が参考になります。

在職中の転職活動では、平日の夜に職務経歴書を書くことになり、応募が後回しになりがちです。退職後は社内の資料を見返せなくなるので、担当した業務の規模や成果の数字は、在職中のうちにメモに残しておくと書類づくりが早く進みます。

職種によって求められる書類

退職時に会社へ返す書類・会社から受け取る書類

会社に提出・返却するもの

保険証は、返却してから国民健康保険や転職先の健康保険に切り替えます。退職日以降は前の会社の保険証を使えないため、通院の予定がある方は切り替えの時期に注意してください。

会社から受け取るもの

離職票は、会社が退職日の翌日から10日以内にハローワークへ資格喪失届を出し、そこから交付される書類です。このため、退職後すぐには手元に届きません。

退職後に頼むのは気まずい、と感じて動けなくなる前に

退職日を過ぎてから「あの書類をください」と連絡するのは、元の職場に対して言い出しにくいものです。そのまま連絡が遅れ、入社直前になって慌てる人は少なくありません。

最終出社日までに、受け取る書類を一括で依頼しておくのが現実的です。人事・総務に次の3点をまとめて伝えておくと、退職後のやり取りが最小限で済みます。

入社時に転職先へ提出する書類

ほとんどの会社で提出するもの

マイナンバーは、マイナンバーカードがあれば番号の確認と本人確認を1枚で済ませられます。カードがない場合は、番号がわかる書類と、運転免許証などの本人確認書類を組み合わせて提出します。

会社によって求められるもの

身元保証書や住民票記載事項証明書は、取得や依頼に数日かかります。内定の連絡を受けた時点で、提出書類の一覧と期限をメールで確認しておくと、入社直前に慌てずに済みます。

年金手帳は2022年4月に廃止されています

入社案内に「年金手帳」と書かれていても、手元に見つからない場合があります。年金手帳は2022年4月に廃止され、現在は基礎年金番号通知書が使われています。

基礎年金番号かマイナンバーがわかれば手続きは進められるので、手帳が見つからなくても入社手続きが止まることはありません。紛失した場合は、年金事務所で基礎年金番号通知書の再交付を申請できます。

転職の書類が遅れる・見つからないときの対処

どの書類も、前の会社が発行元です。連絡が必要になったときに備えて、退職前に人事・総務の担当者名と連絡先を控えておくと、退職後も話が早く進みます。

入社まで空白があるときは国民健康保険・国民年金の手続きが必要

退職日と入社日の間が空く場合、その期間は自分で国民健康保険と国民年金に加入します。期限は退職日の翌日から14日以内です。

必要書類や期限後の扱いは、自治体によって違います。退職日が決まった時点で、住んでいる市区町村のホームページか窓口で確認しておくと安心です。退職日の翌日に転職先へ入社する場合は、この手続きは必要ありません。

内定から入社までの書類準備の流れ

1. 応募前：履歴書と職務経歴書を作成し、実績の数字を在職中にメモしておく
2. 内定後：入社案内で提出書類と期限を確認する
3. 退職日が決まったら：人事・総務に離職票・源泉徴収票・雇用保険被保険者証などの扱いを一括で依頼する
4. 最終出社日：保険証・社員証・備品を返却し、その場で受け取れる書類を受け取る
5. 退職後〜入社前：届いた書類を転職先に提出する。入社まで空白があれば14日以内に国保・国民年金の手続きをする

ここまで読んで、書類よりも先に「退職の切り出し方」や「入社日の調整」で手が止まっているなら、転職のプロに一度相談する方法があります。転職エージェント経由の場合は、企業とのやり取りを通じて入社日の調整を進められるケースがあります。

まとめ

転職に必要な書類のまとめ

書類の山場は退職の前後に集中します。退職日が決まった日に、依頼する書類のリストを作ることから始めてください。

転職に必要な書類に関するよくある質問

この記事を書いた人

髙橋 承輝（たかはし しょうき）

株式会社レクリー／建設・施工管理領域 転職メディア編集責任者

厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-312147）において、建設業界・施工管理職の転職支援およびキャリア相談に従事。ゼネコン・サブコン・デベロッパーの採用要件と施工管理技士の市場価値に関する知見をもとに、本記事の企画・調査・数値検証を担当。