転職の必要書類一覧｜応募・退職・入社の3場面別チェックリスト

この記事では、転職に必要な書類を応募時・退職時・入社時の3場面に分けて一覧にします。離職票や源泉徴収票など「受け取る書類」と「提出する書類」の違いに加え、退職前に会社へ確認しておきたいことも解説します。

転職の必要書類は「応募」「退職」「入社」の3場面で整理できます

転職で扱う書類は数が多く、名前も似ています。混乱する原因は、書類を「誰から受け取り、誰に出すのか」で分けていないことです。まず全体像を表で確認します。

このうち、退職時の書類は会社に頼まないと手に入らないものが中心です。退職日を伝えた段階で、受け取る書類を人事・総務に確認しておくと、入社直前の手戻りを防げます。

応募時に必要な書類｜履歴書・職務経歴書が基本

応募時に求められるのは、履歴書と職務経歴書の2点が基本です。郵送する場合は、送付状（添え状）を一番上にして同封します。書き方は履歴書の添え状の例文も参考になります。

手書きで作成する場合は黒のボールペンを使い、修正液は使わずに書き直します。PDFでメール送付するときは、ファイルにパスワードを設定し、パスワードは別のメールで伝えるのが一般的です。

退職時に会社から受け取る書類｜退職前に頼まないと遅れるもの

退職日を過ぎると、会社へ書類の依頼はしにくくなります。「退職後に連絡するのは気が引ける」と後回しにした結果、入社日までに書類が揃わないケースは少なくありません。受け取る書類と時期は、退職を伝えた時点で確認するのが確実です。

受け取りの目安は一般的な時期です。会社ごとに運用が異なるため、正確な日程は人事・総務に確認してください。

離職票は「転職先が決まっているなら原則不要」

離職票は、ハローワークで失業手当を申請するための書類です。次の勤務先が決まっていれば使う場面がなく、転職先への提出も不要です。会社は退職日の翌日から10日以内にハローワークへ手続きをするため、手元に届くまでは退職後10〜14日が目安になります。

入社までに空白期間がある場合や、退職後に就職先を探す場合は、発行を依頼しておく必要があります。なお、59歳以上の方は希望の有無にかかわらず交付が必要とされています。

源泉徴収票は年末調整に直結する

源泉徴収票は、年の途中で退職した場合、退職後1か月以内に会社が本人へ交付する決まりです（所得税法）。同じ年のうちに転職先へ入社するなら、転職先が前職分と合算して年末調整をするため、提出が必要になります。

雇用保険被保険者証と年金の書類は「番号がわかれば足りる」ことが多い

雇用保険の被保険者番号は、転職しても変わりません。被保険者証が手元になくても、離職票に番号が記載されているため、そこから確認できる場合があります。

年金手帳は2022年4月に新規発行が終わり、基礎年金番号通知書に置き換わりました。手元にない場合でも、基礎年金番号かマイナンバーがわかれば手続きできるケースがほとんどです。転職先から指示があった場合は、その案内に従ってください。

退職を伝える時点で人事に確認しておく3つのこと

この3点は、退職日までに伝えておけば電話やメールでの追加確認が不要になります。退職後の連絡が不安な方ほど、先に済ませておくと気持ちが楽になります。

退職時に会社へ返却するもの

受け取る書類とは逆に、会社へ返すものもあります。返却漏れがあると退職手続きが長引くため、退職日までにリストを作っておきます。

ここまで読んで、退職日や入社日の調整で手が止まっているなら、転職のプロに状況を整理してもらう方法があります。書類を揃える順番も、スケジュールに合わせて相談できます。

入社時に転職先へ提出する書類

入社時の書類の多くは、転職先から用紙が配られます。自分で用意が必要なのは、前の会社から受け取った書類と、役所や学校で取得する証明書類です。企業によって求める書類が違うため、内定後の案内を確認してください。

卒業証明書や住民票記載事項証明書は、申請から手元に届くまで日数がかかることがあります。内定の連絡を受けたら、提出が必要になりそうな証明書類を先に確認しておくと、入社日直前に慌てずに済みます。

書類が間に合わないとき｜トラブル別の対処法

書類は会社や役所の手続きを経て手元に届くため、自分では進められない場面があります。よくあるトラブルと対処を表にまとめます。

どの場合も、転職先の人事に「手続き中で、いつ頃届く見込み」と先に伝えておくと、入社手続きの調整がしやすくなります。

内定から入社までの書類スケジュール

書類は、受け取れる時期が決まっています。時系列に並べると、いつ何を動かせばよいかが見えます。

1. 内定後：転職先から案内された提出書類を確認し、証明書類（卒業証明書・住民票記載事項証明書など）の申請を始める
2. 退職を伝えるとき：離職票の要否、源泉徴収票の送付方法、被保険者証・年金手帳の保管状況を人事に確認する
3. 退職日：雇用保険被保険者証・年金手帳（会社保管の場合）を受け取り、健康保険証や社員証などを返却する
4. 退職後10〜14日：離職票が必要な場合は届いているか確認する
5. 退職後1か月以内：源泉徴収票を受け取る
6. 入社日：扶養控除等申告書や給与振込先届など、転職先の書類を提出する

退職から入社まで間が空く場合は、国民健康保険・国民年金への切り替え手続きも市区町村の窓口で必要になります。

書類の準備に加えて、退職の伝え方や入社日の相談まで一人で抱えていると、判断を誤りやすくなります。状況を話すだけで、次に動く順番が整理できます。

まとめ

どの書類がいつ手元に届くかを把握しておけば、入社日に向けた段取りを自分で組み立てられます。

転職の必要書類に関するよくある質問

参考：履歴書の郵送方法5ステップ｜封筒・切手・締切逆算の正解

この記事を書いた人

髙橋 承輝（たかはし しょうき）

株式会社レクリー／建設・施工管理領域 転職メディア編集責任者

厚生労働大臣許可の有料職業紹介事業（許可番号 13-ユ-312147）において、建設業界・施工管理職の転職支援およびキャリア相談に従事。ゼネコン・サブコン・デベロッパーの採用要件と施工管理技士の市場価値に関する知見をもとに、本記事の企画・調査・数値検証を担当。